Comment organiser son travail pour être pleinement efficace ?

Que vous soyez e-commerçant indépendant, salarié d’un site de e-commerce ou d’une agence, la semaine de travail est toujours trop courte ! Quelle que soit l’organisation que vous avez pu tester, il vous est encore trop souvent difficile d’être pleinement efficace dans votre travail: difficulté de concentration, réunions mal placée ou qui durent bien plus qu’elles ne le devraient, distraction des réseaux sociaux ou des centaines d’e-mails que vous recevez chaque jours…

Je vous propose aujourd’hui de vous livrer une organisation, que j’utilise quelques semaines maintenant, qui vous permettra d’être pleinement efficace dans votre travail. Cette méthodologie, je ne l’ai pas inventée mais empruntée aux salariés de Google. Je l’ai ensuite adaptée aux différentes tâches qui doivent être réalisées lorsqu’on travail dans le commerce électronique. Je vous livrerai un exemple de semaine planifiée pour un e-commerçant, en suivant cette méthodologie.

A l’heure actuelle, je n’arrive pas encore à m’y conformer à 100% (il y a toujours un moment où j’ai un imprévu qui m’impose de modifier mon planning) mais je progresse de semaines en semaines. J’espère qu’elle pourra vous inspirer et vous aider à organiser votre travail pour être pleinement efficace !

Comment organiser son travail efficacement… selon un employé de Google

Cette méthode a été relayée par le Huffington Post en décembre dernier et est le fruit de la réflexion d’un salarié du géant américain Google (ou devrais-je dire “Alphabet”). Etant un lecteur régulier et ayant conscience de l’efficacité des méthodes de travail de nos amis de chez Google, je me suis dis qu’il faudrait que je l’adapte à mon activité, au moins pour essayer. Et depuis, je dois bien avouer que je suis conquis !

Organiser une journée en plusieurs créneaux

Le principe fondamental est lié au découpage d’une journée de travail en fonction du poste que vous occupez. Ainsi, la journée d’un manager, très rythmées par différentes opérations, doit être découpée en une série de périodes de 30min. La journée d’un poste plus créatif doit être, quant à elle, découpée en demies-journées ou en journée complète, en fonction des tâches à réaliser. L’objectif étant d’attribuer, à chaque créneau horaire, une tâche précise et de s’y conformer (c’est là que c’est le plus compliqué… Mais vous verrez, cela s’améliore avec le temps).

Toute interruption dans l’un des créneaux peut entraîner une perte d’efficacité et ainsi affecter l’organisation du travail de la personne perturbée car cela reporte le travail qui devait être effectué sur un créneau ultérieur.

Organiser son travail en fonction de l’heure et jour de la semaine

Le deuxième principe est lié à l’évolution de la forme physique et mentale humaine au cours de la semaine. Je pense ne rien inventer si je vous dis qu’on est généralement plus en forme en début de semaine que le vendredi après-midi lorsqu’on attend désespérément le début du weekend.

Il est donc nécessaire d’organiser son travail en fonction du jour de la semaine. Toujours selon l’employé de Google, voici quelques principes de bases:

• L’être humain est généralement plus concentré le matin que l’après-midi (j’ai bien dis “généralement”): ainsi, il est conseillé de garder les travaux plus complexes pour les débuts de journée plutôt qu’en fin d’après-midi.
• Le lundi est le premier jour de la semaine. Vous avez normalement (et je dis bien normalement) eu 2 jours de repos pendant lesquels vous n’avez travaillé. Votre organisme est donc en veille et il est donc nécessaire de le remettre en route doucement. Ainsi, il est conseillé de s’occuper de tâches dîtes “courantes”, qui ne nécessitent pas une concentration trop intense.
• Le mardi et le mercredi sont les deux jours les plus productifs car votre organisme s’est réadapté et c’est donc pendant ces deux jours que vous êtes le plus à même de réaliser des tâches nécessitant une concentration importante.
• Le jeudi est le jour où commence le déclin de votre forme. Vous avez été très productif pendant les 2 jours précédents et votre organisme commence à fatiguer. Il est ainsi conseiller de laisser de côté les travaux les plus importants. C’est d’ailleurs ce jour-là qu’il est conseillé d’organiser vos réunions: votre attention reste encore suffisante pour être efficace.
• Le vendredi est le jour le plus compliqué de la semaine car c’est le jour où votre organisme est le plus fatigué. C’est ce jour-là où vous êtes le plus à même de faire des erreurs d’inattentions. Il est ainsi préférable de favoriser les contacts humains, généralement plus à même de vous garder en forme tout au long de la journée.

La difficulté, si l’on cherche à adopter cette méthodologie et cette organisation de travail, c’est de ne pas se laisser parasiter (ou le moins possible) par les éléments extérieurs: collègues, responsable/directeur, clients… Ainsi, il est, selon moi, intéressant de toujours prévoir un créneau de 30 à 60 minutes de disponible chaque jours, pour prendre le temps de s’intéresser aux événements qui interviennent dans une journée. Garder ce créneau permet ainsi de pouvoir articuler une journée de manière dynamique.

Comment adapter cette organisation du travail aux activités e-commerce ?

Pour vous donner un exemple d’adaptation de cette méthodologie de travail pour une activité de e-commerce, je vais vous présenter une organisation comme si j’étais e-commerçant, propriétaire de mon propre site e-commerce et devant m’occuper de toute la logistique liée à mon activité.

Mon planning n’est pas parfait, je l’imagine bien. Il est bien sûr à adapter en fonction des activités et des postes occupés pour les lecteurs qui sont salariés. J’essayerai d’ailleurs de vous livrer des exemples de tâches en fonction des métiers que vous pourriez occuper.

A noter que j’ai pris le parti de découper mes journées en mêlant des créneaux de 30min et des plages horaires plus longues pour mes tâches nécessitant de la création.

Lundi: remise en marche de l’organisme

Missions principales du matin: reporting d’activité

• Reporting de l’activité générée sur la semaine précédente: remplissage d’un tableau Excel regroupant le détails jour par jour, semaine après semaines et mois par mois des différents KPI de mon activité (visites, visiteurs uniques, taux de rebonds, nombre de conversions, panier moyen, taux de conversion…)
• Reporting de l’activité générée sur les places de marché et les programmes d’affiliation sur lesquels je vends mes produits.
• Reporting de mon activité d’achat de trafic: remplissage d’un tableau de suivi des performances des différents leviers d’acquisition de trafic payant: Adwords, Facebook Ads, comparateurs de prix… etc
• Reporting de l’activité générée par le levier SEO et reporting des évolutions de mes positions dans les résultats des moteurs de recherche.
• Reporting de l’activité générée par mon programme de CRM
• Vérification des stocks de mes principaux produits: contact à prévoir avec les fournisseurs si les stocks sont trop bas.
• Etat des lieux des commandées clients réalisées pendant le weekend
• Préparer et envoyer les commandes “urgentes”.

Sur cette période, les missions sont généralement un peu les mêmes pour les salariés. Il est cependant intéressant de prévoir une réunion d’information pour faire un point sur l’activité et donner les grandes lignes de la semaine (1H maximum).

Missions principales de l’après-midi: préparation de la semaine et finalisation du weekend

• Définition de l’animation commerciale de la semaine à venir: listing des actions à réaliser
• Préparation des commandes & envoi des commandes du weekend (nécessite plusieurs créneaux)
• Réponse aux questions des internautes
• Veille concurrentielle et veille sur l’actualité de mon secteur de prédilection

Pour un employé, les missions sont similairement les même sans avoir à gérer la logistique: cette période peut être remplacée par un créneau lié à la gestion des e-mails reçus dans le weekend et la journée. Permet également de rédiger les reporting envoyés à l’ensemble des responsables hiérarchiques.

Mardi: journée de création

Cette journée étant la plus productive, il est nécessaire de s’occuper des tâches les plus importantes et les plus complexes. C’est donc généralement des créneaux de travail plus étendus, prenant donc une matinée ou une journée.

Missions du matin: gestion de projet dédiée à l’optimisation de l’acquisition de trafic payant

• Analyse des tests réalisés lors de la semaine précédente: conclusion et actions correctives si nécessaires
• Recherche de nouveaux mots-clés pour Adwords
• Benchmark pour optimiser sa visibilité sur les places de marché
• Création de nouveaux visuels pour les campagnes sur Facebook Ads et le réseau display
• Recherche de nouveaux sites pour la promotion de mon programme d’affiliation
• etc…

Bien sûr, tout ne peut pas être réalisé pendant une matinée. Chaque matinée doit donc avoir un thème principal (Exemple: Adwords) qui, s’il est accompli avant la fin, peut permettre de se pencher sur un autre thème (Ex: Facebook Ads). Bien entendu, le thème de ce créneau est à définir en fonction des résultats recueillis lors de la demie journée de reporting du lundi matin.

Missions de l’après-midi: Optimisation des performances on-site & CRM

• Gestion des a/b tests en ligne: analyse, correction, optimisation
• Création des éléments graphiques pour les animations commerciales de fin de semaine
• Création de la newsletter du weekend: choix de la thématique liée à l’animation commerciale on-site, choix des produits, création… etc.
• Préparation & Envoi des commandes de la journée précédente.
• Réponse aux questions des internautes (30min max si possible)

Pour un employé, les missions peuvent être similairement les mêmes: deux sessions d’une demie journée consacrées à de la gestion de projet, de la création (graphique ou de marketing de contenu), un brain storming… etc. L’objectif étant de limiter votre temps en réunion du fait de votre productivité qui est à son maximum.

Mercredi: journée de création

Deuxième journée la plus productive, cette journée restera tournée vers des projets plus structurant pour mon site e-commerce.

Missions du matin: Stratégie de marketing de contenu

• Rédaction d’un article pour le blog du site, optimisé pour le SEO
• Publication de l’article et promotion de celui-ci sur les différents réseaux sociaux
• Création du maillage interne pour l’article

Missions de l’après-midi: Gestion de projet orientée SEO

• Prise en charge d’un axe d’optimisation dans ma stratégie de référencement naturel
• Listing des actions réalisées dans un document Excel
• Envoi des commandes de la journée précédente
• Réponse aux questions des internautes (30mix max si possible)

Pour un employé, les missions peuvent être similairement les mêmes: deux sessions d’une demie journée consacrées à de la gestion de projet, de la création (graphique ou de marketing de contenu), un brain storming… etc.

Jeudi: Début du déclin de forme

Comme vu précédemment, la journée du jeudi signifie la fin des projets de création. Je conseille donc de s’atteler aux préparatifs des opérations commerciales du weekend

Missions du matin:

• Programmation de la newsletter du weekend
• Programmation des éléments liés aux opérations commerciales
• Contact avec les affiliés pour promouvoir l’opération commerciale du weekend
• Contact avec les places de marchés pour promouvoir l’opération commerciale du weekend (et/ou préparation)

Missions de l’après-midi

• Contact avec les fournisseurs pour les produits dont les stocks sont faibles
• Sourcing de nouveaux produits
• Négociation avec des prestataires (banques, paiement… etc)
• Envoi des commandes de la journée précédente
• Réponse aux questions des internautes (30min max si possible)

Pour un employé, la démarche est une nouvelle fois sensiblement la même si ce n’est que c’est ce jour que vous devez programmer les réunions si vous avez à en prévoir. Si vous n’êtes pas décisionnaire, indiquez simplement que vous êtes disponible le jeudi (c’est toujours un moyen d’introduire l’idée du jour dans l’esprit de l’organisateur).

Vendredi: petite forme, actions répétitives

Le vendredi est le jour de la semaine le plus compliqué car c’est la où la forme et la motivation sont au plus bas. Privilégiez donc les contacts humains et assignez-vous des tâches ne nécessitant pas de réflexion particulières, qui pourraient, par exemple, vous faire gagner du temps la semaine suivante.

Missions du matin:

• Contact avec des sites e-commerce connexes pour proposer des partenariats SEO
• Intégration de nouveaux produits.
• Mise en ligne des opérations commerciales du weekend (permet de pouvoir tester les intégrations & de se prémunir du cache – qui n’a jamais connu une mise en ligne foirée le vendredi à 18h, alors que vous devez partir en weekend et que votre train ne va pas vous attendre ! ahah.

La encore, le travail d’un employé est à peu près similaire. Profitez également de cette matinée pour faire du réseautage, challenger des prestataires ou vous faire présenter de nouvelles solutions pouvant faciliter votre travail au quotidien ou optimiser vos performances.

Mission de l’après-midi:

• Préparation et envoi des commandes de la veille
• Préparation de commandes qui seront effectuées pendant le weekend (gain de temps pour la semaine suivante) pour les produits best-seller
• Veille commerciale, veille du secteur

Les employés, on sait pertinemment que le vendredi après-midi, vous pensez déjà à ce que vous allez manger ou boire le soir même… Donc pas de missions supplémentaires pour vous ! #Joke

Résultat de l’organisation de la semaine

Au final, ce planning d’organisation du travail permet de gérer l’ensemble des tâches relatives au travail d’un e-commerçant selon moi.

Comme je vous le disais, ce programme n’est pas parfait mais avait pour objectif de vous faire réfléchir sur la méthodologie pour que vous l’adaptiez à votre environnement de travail.

Ainsi, je vous conseille maintenant de prendre une feuille blanche, de lister les différentes actions récurrentes (ou non) que vous devez réaliser chaque semaine et reprenez ce système.

Si certain veulent partager leur organisation (par exemple un “chef de projet” ou un “responsable e-commerce”… etc) n’hésitez pas à commenter l’article !

Belle semaine (organisée) à toutes et à tous