Comment bien travailler avec des freelances pour votre site web ?

Si vous gérez un site internet, vous devez sûrement savoir qu’il est de plus en plus nécessaire de s’entourer d’experts. En effet, entre un spécialiste en acquisition de trafic (qui implique souvent d’avoir un expert en SEO et un expert en liens sponsorisés – sans compter l’expert en social ads), un expert en ergonomie, un spécialiste du développement front, du développement back, d’un webdesigner et même d’un data analytist….

Toutes ces compétences valent cher et nécessitent donc d’avoir un budget conséquent pour l’optimisation de votre site internet, que cela soit une boutique en ligne ou même un site d’actualité.

Une des solutions pour faire des économies tout en ayant toutes ces compétences, c’est de faire appel à des freelances. En effet, de plus en plus d’experts décident de se mettre à leur compte pour avoir l’opportunité d’accompagner de nombreux projets. Encore faut-il trouver un bon freelance, car comme tout, il y a souvent à boire et à manger.

Mais où dénicher un bon freelance ? Comment trouver le freelance parfaitement adapté à votre besoin ? On dit souvent que les meilleurs freelances sont généralement débordés et refusent des clients. Comment organiser l’arrivée d’un freelance dans votre projet ? Toutes ces questions, il est naturel de vous les poser.

J’accueille aujourd’hui Adrien De Turckheim, fondateur de Conversion Boosters, qui va vous livrer de nombreux conseils pour trouver les bons freelances mais également optimiser votre relation de travail avec eux.

Où et comment le bon freelance pour optimiser mon site ?

Avant de vous livrer des conseils pour trouver de bons freelances, il est important de comprendre la mentalité de ces profils indépendants. Comprendre comment fonctionne un tel profil est important pour réussir à trouver la perle rare et s’adapter à sa manière de travailler.

Traits de caractère du consultant free-lance

Le freelance et une personne suffisamment autonome dans son domaine pour passer indépendant, et suffisamment et talentueuse et passionnée pour le rester.

Dans freelance, il y a “free”. Sa décision de basculer est souvent motivée par un besoin de liberté dans ses pratiques et dans la conduite des projets. Il est moins motivé par la carrière et le travail d’équipe que le salarié type.

Travailleur passionné, il va avoir tendance à défendre ses idées avec plus de pugnacité que des personnes plus “politiques”. On comprend ici que ces profils ne sont donc pas les plus simples à manœuvrer ni a intégrer au sein d’une équipe projet.

En contrepartie, le consultant indépendant du web est particulièrement pro-actif dans son travail, audacieux dans ses propositions, et conscient des enjeux de ROI (puisqu’il gère sa propre entreprise)

L’enjeu est donc de laisser s’exprimer son talent, tout en créant un cadre qui assure la réussite du projet.

Où trouver des consultants indépendants en CRO / Web-marketing ?

Le plus évident est de faire appel à votre propre réseau. Sollicitez vos contacts en exprimant clairement les compétences que vous recherchez. Cependant, cette démarche atteint vite ses limites et peut devenir très chronophage, surtout si vous cherchez un profil pointu.

Par ailleurs, attention à ne pas travailler avec des amis, ni même avec des amis d’amis proches. En cas de difficulté dans le projet, cela pourrait bloquer la résolution du projet. Pire, cela pourrait abîmer votre amitié.

Postez en parallèle votre expression de besoin sur les réseaux sociaux de type Linkedin & Viadeo. La curation par ces réseaux peut s’avérer assez efficace.

Les plateformes généralistes

Ensuite, vous pouvez consulter des sites de mise en relation avec des de freelance de type Upwork ou Malt.

Comment marchent ces plateformes ? Vous consultez l’annuaire de dizaines de milliers de freelances pour votre mission.

L’avantage : le choix et la compétition tire les prix vers le bas.

Le revers de la médaille, c’est le côté chronophage et le niveau de risque : vous devez vous même faire le tri, les recrutements parmi des dizaines / centaines de profils, sans garantie sur la qualité et la fiabilité de tel ou tel expert.

Les réseaux de consultants spécialisés

Enfin, il y a les réseaux spécialisés et sélectifs. Par exemple, dans le domaine du webmarketing et de l’optimisation du taux de conversion, la plateforme que j’ai créé, Conversion Boosters, s’impose peu à peu comme une vraie référence.

Conversion Boosters, comment ça marche ? Nous sélectionnons, nous même, les profils les plus adaptés à votre besoin, à la mission, et nous vous proposons un accompagnement sur la durée du projet. L’idée étant de vous faire gagner du temps sur la recherche des compétences mais également s’assurer que le projet avance comme il le devrait.

L’avantage de ce fonctionnement : Le niveau de service et de garantie est le même qu’en agence web, mais avec l’expertise, la transparence et la flexibilité des indépendants.

Revers de la médaille : vous ne pouvez pas consulter l’annuaire des consultants, ni les mettre en concurrence.

Comment préparer et organiser la collaboration avec le freelance ?

Même si c’est un processus long et complexe, trouver le bon expert indépendant n’est qu’un début. Il faut à présent préparer son arrivée puis organiser une collaboration efficace…

Good Briefing = Good Webmarketing

Comme toujours en marketing, la route du succès commence par un bon brief : une lettre de mission idéalement coconstruite (sinon affinée) avec le consultant, et bien sûr partagée en interne.

Cette lettre de mission contiendra plusieurs éléments clé :

• Le Pourquoi de la mission: le lien avec les problématiques et objectifs de l’entreprise … évident mais si souvent oublié. C’est la boussole qui guidera le freelance et lui permettra de travailler en autonomie dans la bonne direction
• Les parties prenantes: afin d’accélérer sa montée en puissance, le consultant doit comprendre l’environnement – formel et informel – dans lequel in va évoluer. Vers qui se tourner pour toute question ou validation sur tel ou tel sujet.
• Les étapes du projet: même si le projet est amené à évoluer, baliser des étapes clés n’est pas une option. Une roadmap avec des objectifs intermédiaires et un planning précis aide l’ensemble des parties prenantes à se caler dans un même tempo et une même vision.
• Les livrables qui jalonnent les étapes du projet: plus vous serez clair sur les attendus, moins vous aurez de mauvaises surprises lors du projet. Rappelez-vous que le freelance est plus éloigné de la culture et des habitudes de votre entreprise. Il faut donc être encore plus précis qu’avec vos collaborateurs dans vos attentes… On parle bien ici des objectifs et des directives pour les livrables, surtout pas de micro-management (à proscrire avec un indépendant). Veillez à laisser au prestataire le plus de latitude possible sur la manière d’atteindre ses objectifs.
• Les objectifs que vous lui fixez: Ils seront SMART comme toujours 🙂
• Les moyens que vous lui accordez. Ressources humaines, budgétaires, bureaux, etc.

Bien entendu, il vous revient de compléter cette liste.

Comment réussir l’arrivée du freelance et le démarrage de la mission ?

Il arrive souvent que l’arrivée d’un nouveau prestataire provoque l’étonnement, voire l’incompréhension des autres collaborateurs.
Quelques pistes pour éviter ce type de problème :

• Partagez la lettre de mission bien en amont. Sollicitez les suggestions des collaborateurs concernés. Obtenez une validation formelle de la hiérarchie si c’est pertinent.
• Annoncez par email à un cercle élargi l’arrivée du ou des freelances et convoquez un kick-off meeting
• Lors de ce kick-off meeting, faites preuve de pédagogie. Revenez sur les points essentiels du brief, en commençant bien sûr par le pourquoi (le fameux “Start Why”)

Si vous avez un processus d’intégration pour vos salariés, vous pourriez en adapter une version “light” pour vos prestataires. Même si ceux-ci travaillent à distance. Cela favorisera aussi la “mise en route” pour vos collaborateurs.

Quelle Organisation pour la collaboration en mode projet avec des freelances ?

La mission est balisée en étapes formelles. Mais cela ne suffit pas. Il faut organiser un suivi. Non pas pour fliquer le prestataire, mais pour l’aider à avancer.

Etant particulièrement autonome et focalisé objectifs/résultats, le consultant freelance va avancer. Mais pas forcément dans la bonne direction. Il a besoin de relais dans l’organisation, et ce d’autant plus que le projet est complexe.

Il est ainsi conseillé de mettre en place des “routines”. Par exemple un RDV hebdomadaire, qui peut être en présentiel ou à distance, et ne peut durer que 5-10 minutes s’il y a peu de points à traiter.

C’est au cours de ce RDV que le consultant va pouvoir poser ses questions, vous informer de ses éventuelles difficultés, et solliciter vos conseils et suggestions pour avancer efficacement vers l’objectif.

Pour favoriser cette expression, vous pouvez lui réserver 5-10 minutes en début de ce RDV routine, temps qu’il utilisera librement, avant de rentrer dans le concret des missions en cours.

Il est prouvé montre que ces routines jouent un rôle essentiel. Même en régie dans vos locaux, le Consultant reste un élément “extérieur”, qui va souvent manquer de contexte, de relais dans l’organisation.

Pourquoi recommander un rythme hebdomadaire pour cette routine ?

1. Parce que cela évite de se poser des questions chaque semaine. On a un créneau fixe et récurrent chaque semaine
2. Parce que le rythme standard des entreprises. Les gens s’organisent principalement par semaine, et ont du mal à anticiper au-delà de cet horizon. Une réunion bimensuelle, c’est potentiellement 2 semaines de perdues par mois. Cela étant dit, il y a bien sûr des exceptions bien légitimes

Le Chief Consulting Officer, c’est quoi ?

Quand le nombre de personnes impliquées dans un projet grimpe, ce dernier voit sa complexité croître de manière exponentielle. C’est encore plus marqué avec des freelances n’ayant pas la culture et les réflexes communs au reste de l’entreprise.

En plus de renforcer la gestion de projet, certaines sociétés américaines et britanniques commencent à nommer des Chief Freelance Officer (CFO), ou Chief Consulting Officer (CCO).

L’objectif du CFO / COO ? Permettre et optimiser la collaboration avec des consultants indépendants. Ses missions, dont le contour peut grandement varier d’une entreprise à l’autre :

• RH : Contribuer au “recrutement” des freelances, notamment en validant les qualités humaines et relationnelles des candidats, et leur capacité à travailler en équipe en mode projet. Il peut intervenir en amont sur la planification / préparation du recrutement, et en aval sur l’intégration et le suivi des talents engagés.
• Supervision des missions : le Chief Freelance Officer va suivre le déroulement des missions, épauler ou recadrer les consultants extérieurs en cas de besoin, et rester à leur écoute pour les aider à monter en puissance
• Communication interne : veiller à la bonne compréhension par le freelance de l’environnement dans lequel il évolue, l’aider à bien communiquer avec le reste de l’organisation, sont des facteurs de réussite essentiels auxquels va contribuer le CFO / CCO.

Pour aller plus loin, voici un mode d’emploi du Chief Consulting Officer, à lire sur le blog de Conversion Boosters.

Synthèse sur la collaboration avec les freelances

Un changement majeur a probablement démarré : une évolution du salariat de masse à l’auto-entrepreneuriat de masse.

C’est le sens de l’histoire récente, qui tend vers plus d’individualisme. Et le web et les réseaux sociaux ont considérablement accéléré ce mouvement. On le constate assez logiquement dans le digital, mais aussi dans l’artisanat et le BTP.

S’adapter à cette mutation, quelle qu’en soit l’ampleur finale, commence par organiser mais également optimiser la collaboration avec des travailleurs indépendants.

Une chose est certaine, travailler avec des freelances apporte de nombreux avantages mais il est important de bien maîtriser leur utilisation pour vos projets internet.